Reglamento de Congresos
Reglamento de Congresos
I. OBJETIVOS
La Asociación Madrileña de Hematología (AMHH) tiene entre sus objetivos colaborar al progreso científico y técnico de la especialidad y promover la actualización y mejora profesional de sus socios, mediante la realización de actividades científicas. En consonancia con ello se debe llevar a cabo un Congreso Anual de la especialidad que favorezca el encuentro y participación del mayor número de hematólogos de nuestra Comunidad y promueva asimismo la asistencia de hematólogos de fuera de la Comunidad de Madrid. Este Congreso debe cumplir los siguientes objetivos:
• Revisión y actualización de aspectos científicos de la especialidad en todas sus áreas: Clínica Hematológica, Laboratorio y Diagnóstico biológico, Hemostasia y Trombosis y Medicina Transfusional. Para ello el Congreso deberá ofrecer en su programa simposios de las distintas áreas de la especialidad.
• Presentación de propuestas de trabajo y actualización de resultados de los Grupos de Trabajo que se vayan constituyendo dentro de la AMHH.
• Analizar aspectos laborales y organizativos que afectan a la especialidad de Hematología y Hemoterapia, con especial referencia a la Comunidad Autónoma de Madrid.
• Durante la celebración del Congreso tendrá también lugar la Asamblea General Ordinaria y las votaciones para renovación de cargos, cuando corresponda.
II. ORGANIZACIÓN DEL CONGRESO
De la organización científica del Congreso se deberá encargar el Presidente del Congreso, dicho Presidente será seleccionado por la Junta Directiva, tras valorar las alternativas/ofertas y se anunciará en la Asamblea General del año anterior. La misma persona no repetirá como Presidente de un Congreso durante un plazo mínimo de 5 años.
III. LUGAR, FECHA, DURACIÓN Y ORGANIZACIÓN TÉCNICA
• Se realizará preferentemente en un Hotel o Centro de Convenciones, localizado en un punto céntrico, que goce de buena comunicación mediante transporte público y tenga facilidad de aparcamiento.
• Deberá realizarse entre la primera quincena de marzo a la segunda de abril, dependiendo de las fechas de la Semana Santa de ese año. La duración del Congreso será de día y medio, en el formato de jueves-viernes (en la mañana).
• La organización del evento y la Secretaria técnica, podrá encargarse a una empresa con experiencia, evitando vincularse mediante convenio o contrato con ninguna empresa, con el fin de gozar de libertar para elegir la oferta más conveniente. En cualquier caso se pactará previamente al encargo, un beneficio para la empresa, que no supere el 8% de los ingresos brutos, o más idealmente se establecerá con ella un beneficio neto de antemano.
IV.PROGRAMA DE LOS CONGRESOS: DISTRIBUCIÓN Y CARACTERÍSTICAS GENERALES
El programa deberá constar básicamente de 4-5 simposios sobre temas clínicos, 1 de aspectos relacionados con temas de diagnostico de laboratorio, citología o biología molecular, 1 sobre aspectos relacionados con hemostasia o trombosis y 1 de Medicina transfusional.
Se tratará de presentar resultados de actividades, protocolos, etc. realizadas entre distintos hospitales de la CAM.
Se tenderá a incluir discusión de problemas clínicos, casos citológicos, etc. y se contará con la incorporación de facultativos de la mayor parte de los Servicios de la CAM, combinando ponentes jóvenes y coordinadores de experiencia.
Todas las actividades del Congreso se presentarán sucesivamente, con el fin de favorecer la asistencia a todos los actos científicos, del mayor número de hematólogos.
CARACTERÍSTICAS DE LOS SIMPOSIOS
• Habrá 1 Coordinador o moderador responsable de cada Simposio.
• Los Simposios tendrán una duración de 60-90 minutos.
• Se debe contar para las ponencias y moderación de simposios con hematólogos de la Comunidad de Madrid. Si se cuenta con financiación y sin que afecte significativamente al resultado económico del Congreso, se podrá incluir como máximo un ponente de fuera de la Comunidad de Madrid por Congreso.
Aparte del formato de los simposios, puede incluirse algún Foro de debate de menor duración.
V. PRESIDENTE DEL COMITÉ CIENTÍFICO.
Deberá ser Jefe de un Servicio o Unidad de Hematología acreditada. En caso de delegar en otra persona, del mismo servicio, este deberá contar con el prestigio profesional, experiencia y capacidad organizativa que se requiere para garantizar la calidad científica del Congreso y ser aprobado por la Junta Directiva.
FUNCIONES DEL PRESIDENTE DEL COMITÉ CIENTÍFICO.
• Proponer los miembros del Comité Científico a la Junta Directiva de la AMHH.
• Presidir y coordinar el Comité Científico, con el que seleccionará los temas a tratar en el Congreso y confeccionará el Programa del mismo.
• Presentar el programa a la Junta Directiva para revisión, previamente a la difusión del mismo y al envió de solicitudes del reconocimiento de Actividad de Interés Científico y la Acreditación Docente.
• Procurar que en la elección de coordinadores o moderadores y ponentes se encuentre representado el mayor numero posible de hospitales de la Comunidad.
• Proponer listados de empresas potencialmente patrocinadoras así como colaborar en la recaudación de fondos para sufragar el evento y asimismo será responsable junto con la Junta Directiva de la AMHH de asegurar la viabilidad económica del Congreso.
• Colaborar en la redacción de la documentación necesaria para solicitar las acreditaciones que se estimen oportunas.
• Dirigir cartas de invitación al Comité de Honor
• Dirigir las invitaciones y correspondencia con los ponentes.
• Ordenar la correspondencia destinada a informar y difundir el Congreso:
(J. de Servicio o Unidad de Hematología, Sociedades de Hematología Nacional y Autónomas, Socios de la AMHH), cartas de agradecimiento a empresas patrocinadoras, etc.)
• Firmar los Certificados de Asistencia.
• Elaborar las Notas de Prensa sobre el Congreso.
VI. COMITÉ CIENTIFICO: MIEMBROS Y FUNCIONES
• El Comité científico, estará compuesto por un Presidente, los moderadores o coordinadores de cada uno de los simposios y al menos dos miembros de la Junta Directiva de la AMHH que actuarán en representación de esta.
• Los moderadores o coordinadores de los simposios, propondrán al comité una propuesta de ponencias y ponentes para participaran el los mismos y serán responsables de la coordinación de los mismos. Estas propuestas deberán ser aprobadas tanto por el comité científico como por la Junta Directiva de la AMHH.
• Se debe promover la participación de distintos miembros de la AMHH en cada Congreso, por lo que como regla general no se podrá participar en el Comité Científico en más de 2 Congresos consecutivos, a excepción de los miembros de la Junta directiva cuando en alguna de las ocasiones lo hubieran hecho en representación de esta.
• El pertenecer a la junta Directiva de la AMHH, no excluye de poder participar como miembro del Comité Científico en calidad de moderador o coordinador.
• Todos los miembros del Comité Científico Organizador, así como los ponentes de la Comunidad Autónoma de Madrid, deberán ser miembros de la AMHH y estar al corriente de pago de la cuota de Socio.
VII. PARTICIPACIÓN DE LA JUNTA DIRECTIVA EN LOS CONGRESOS
Deberá estar representada en el Comité científico por al menos dos de sus miembros, además del Secretario y Tesorero que actuarán como Secretario y Tesorero del Congreso.
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La Junta Directiva deberá:
• Aprobar el nombramiento del Presidente, miembros del Comité Científico y ponentes
• Aprobar el Programa científico, ponencias y ponentes.
• Supervisar y aprobar el Presupuesto del Congreso y las empresas colaboradoras.
• Colaborar con el Presidente del Comité Científico en los aspectos que se le soliciten.
• Colaborará con el Presidente del Comité Científico en la recaudación de fondos y será responsable como él de asegurar la viabilidad económica del Congreso.
• Distribuirá a través de la página web la información del Congreso.
• Sera la responsable de convocar y dirigir la Asamblea General.
• Promocionará la captación de socios, facilitando la disponibilidad de Boletines de inscripción a la Secretaria del Congreso.
• Propondrá los nombramientos honoríficos.
VIII. ACTIVIDAD SOCIAL
No está prevista la realización de actos sociales en este Congreso, aunque se proporcionará la manutención de los inscritos durante el Congreso en la propia sede. La Junta Directiva de la AMHH procurará organizar algún tipo de acto en el participen el Comité Científico, los ponentes, socios de honor y la junta directiva, intentando que este acto se desarrolle al finalizar los simposios del jueves.
IX. HONORARIOS
Se contemplarán los desplazamientos y alojamiento de ponentes invitados de fuera de la CAM. Además se podrá tener previsto dentro de los gastos del Congreso una partida para honorarios del Presidente, los moderadores o coordinadores de simposios y ponentes que estarán fijados por la Junta Directiva así como para los gastos en relación con nombramientos honoríficos, si los hubiera. Por último se establecerá una partida que no supere los 1000 euros, para gastos diversos del Comité Organizador. En caso de coincidencia de varios honorarios en la misma persona se retribuirá únicamente el de mayor cuantía.
X. GESTION ECONOMICA DEL CONGRESO.
Se formará una Comisión Gestora formada por el Presidente de la AMHH, Presidente del Comité Científico, Tesorero de la AMHH y al menos un vocal de la Junta Directiva de la AMHH. La misiones de esta comisión serán:
-Control de gastos e ingresos.
-Negociación para la contratación de los servicios externos necesarios.
-Relación con patrocinadores.
En un plazo no superior a 6 meses, la Comisión Gestora cerrara la memoria económica del Congreso y la presentara a la Junta Directiva de la AMHH.